Assistant à l'Administration et aux Finances

Région
Échéance

Responsabilités : 

  • Veiller au respect et à l’application des procédures administratives, financières et logistiques conformément aux règlements et procédures de l'OIM ;
  • Maintenir les fiches de présence (Timesheet) du staff, Planifier et suivre la prise des congés annuels ;
  • Assurer le briefing et l’orientation du nouveau personnel, experts et consultants sur les règles et procédures financières et administratives de l’OIM ;
  • Proposer des améliorations qui permettront de rationaliser la gestion de la chaîne d'approvisionnement pour les activités de projets et du bureau ;
  • S’assurer que toutes les procédures financières sont suivies et permettent un contrôle interne en place. Proposer des solutions pour remédier aux insuffisances constatées ;
  • Assurer le suivi des avances accordées aux partenaires et au staff ;
  • Vérifier les factures et s'assurer que les équipements, fournitures ou services qui s’y rapportent ont été dûment reçue ou fournie avant de procéder au paiement ;
  • Assurer un contrôle approprié pour protéger les biens meubles et immeubles de l'OIM et prévenir, le cas échéant, la fraude ;
  • Tenir un inventaire des biens du bureau suivant les règles de l'OIM en la matière et préparer les rapports périodiques sur demande du chef de bureau ou du projet ;
  • Vérifier le journal de la liste de paie (Payroll) du staff ainsi que les allocations budgétaires ;
  • Planifier et maintenir les activités quotidiennes financières et comptables du bureau comprenant le suivi des comptes fournisseurs, les achats, le décaissement et les écritures de journal, etc.;
  • Encoder les paiements, les entrées dans le système comptable ;
  • Effectuer le rapprochement mensuel des livres de caisse et banque ;
  • Suivre les budgets selon les données comptables et financières exportées du logiciel PRISM;
  • Collaborer avec les gestionnaires de projet et du bureau de l'OIM Kinshasa dans la préparation de rapports financiers et l'analyse des résultats financiers ;
  • Faire le suivi budgétaire de projets exécutés par le bureau ;
  • Vérifier la conformité des pièces justificatives en provenance des sites avec la documentation à l’appui ;
  • S’assurer du bon déroulement des livraisons entre les fournisseurs et les entrepôts OIM, en particulier en formalisant les étapes de réception qualitative et quantitative (délais, conformité, spécifications techniques) ;
  • Assister dans la préparation du rapport logistique mensuel et l’envoyer au bureau logistique de Kinshasa pour vérification et consolidation ;
  • Réaliser toute autre tâche confiée par le chef du sous bureau ou du projet.

Comment postuler :

L’OIM applique une politique en faveur de l’égalité des genres, et encourage les candidatures féminines.

Les candidatures (PHF de l’OIM ou P11 et une lettre de motivation, dactylographiée, copies de diplôme et attestations de fin de service) peuvent être envoyées à l’adresse électronique suivante : iomgomarecruitment@iom.int en indiquant la référence : Aucune candidature ne sera reçue par courrier physique.

Le formulaire Personnel History form (PHF) est disponible sur le site www.drcongo.iom.int