Charge(e) des Finances

Employeur
Région
Échéance

Le/ la chargé(e) des finances appuiera le système financier et les exigences de gestion financière des programmes des Grands Lacs et du Programme RDC d’Interpeace. Le/ la charge(e) des finances travaillera directement sous la supervision du Gestionnaire de Programme RDC et aura une supervision fonctionnelle du gestionnaire des finances et de l’administration. Ce poste est basé à Goma, et implique des voyages fréquents sur le terrain.

Mission globale

  • Faire preuve d’engagement envers les valeurs et les principes du travail d’Interpeace, tant au sein de l’équipe Interpeace que dans la communauté régionale et internationale.

Budget

  • Aider les chargé(e)s du programme à élaborer des budgets globaux pour les programmes, y compris pour chaque organisation partenaire ;
  • Distribuer les budgets annuels auprès des partenaires et assurer l’inscription des budgets et des révisions budgétaires aux dossiers des partenaires QB et à la CEA QB ;
  • Participer aux réunions du programme et contribuer à la formulation de la stratégie du programme, à la planification des activités et au développement des programmes.

Comptabilité

  • Examiner toutes les sources de documentation pour les dépenses transmise par les organisations partenaires afin d’assurer le respect des règles et procédures financières d’Interpeace. Examiner et analyser les bilans des partenaires, c’est-à-dire les conciliations bancaires, comptes débiteurs et comptes créditeurs vieillissement et assurer la résolution rapide de tous les articles en souffrance. Examinez les comptes de profits et pertes des partenaires pour vous assurer que les transactions sont correctement codées ;
  • Communiquer les questions qui émergent de l’examen mensuel des rapports financiers et des documents justificatifs aux partenaires et chargé(e)s du programme dans les délais prescrits. Suivi de toutes les questions en souffrance jusqu’à ce qu’ils soient résolus ;
  • Soutenir le service d’approvisionnement en cas de besoin et aider à s’assurer qu’ils sont conformes aux procédures d’approvisionnement spécifiques d’Interpeace et des donateurs ;
  • S’assurer que les partenaires disposent et maintiennent une base de données d’inventaire actualisée selon les normes des bailleurs de fonds qui permettent le transfert des biens aux bénéficiaires à la fin de la période de subvention.

Rapports financiers/appui dans la gestion du programme des grands lacs

  • Coder des rapports financiers des donateurs (budget v/s dépenses réels) conformément au plan comptable d’Interpeace (COA) et créer des rapports de donateurs dans Q & A. Actualiser les rapports mensuels et les examiner avec chargé(e)s du programme ;
  • Réviser le budget par rapport aux dépenses actuels et mettre en évidence les lignes budgétaires avec des écarts significatifs. Réviser les écarts avec les chargé (e)s du programme de manière que les mesures correctives puissent être prises ou que les affectations budgétaires soient réalignées. Le cas échéant, aider à la préparation d’une demande de révision du budget des donateurs ;
  • Préparer la demande mensuelle de virement de fonds (CTR) pour le Bureau de Goma. Actualiser les chiffres réels en fonction des dépenses enregistrées dans les fichiers du partenaire QB et mettre à jour les estimations en discussion avec charge(e)s du programme. Examiner les dépenses réelles/estimations par rapport au budget convenu avec chargé(e)s du programme et ajuster les estimations, si nécessaire, pour demeurer dans le budget approuvé. Cela doit être fait en collaboration des chargé(e)s du programme, qui doivent ensuite veiller à ce que des mesures soient prises pour aligner les dépenses futures sur les prévisions révisées ;
  • Soutenir le renforcement des capacités des partenaires dans les procédures de financement et la comptabilité, selon le besoin ;
  • Soutenir la mise en œuvre de la base de données des immobilisations pour les partenaires ;
  • Faire des visites périodiques aux partenaires (en coordination avec le personnel du programme) pour l’audit interne et le renforcement des capacités ;
  • Vérifier que tous les bons de paiement ont des documents justificatifs corrects et qu’ils ont été dûment autorisés. Examiner également le caractère raisonnable et les transactions inappropriées ;
  • Examiner tous les rapprochements des bilans ;
  • Identifier les zones de faiblesse et assurer la formation ;
  • Télécharger les fichiers de sauvegarde QB du partenaire sur Dropbox et notifier le chargé des finances ECA de mettre à jour le dossier de soumission QB sur une base mensuelle ;
  • A la fin de l’année, une fois que les dossiers du partenaire QB sont clôturés, préparer les rapports financiers des partenaires pour l’audit, conformément au calendrier convenu avec le gestionnaire des finances et de l’administration d’ECA. Appuyer les audits sur le terrain et des bailleurs de fonds et, avec l’aide du chargé des finances et de l’administration, répondre aux questions concernant l’audit ;
  • Assurer la formation des chargé(e)s des finances à Goma, Beni et dans d’autres zones d’engagement d’Interpeace en RDC ;
  • Agir en tant que point focal pour les requêtes et demandes d’assistance d’ECA par exemple pour le codage des assurances des partenaires.

Administration

  • Responsable du suivi des périodes des conventions conclues entre Interpeace, son personnel ou avec les tiers : contrats, contrats de consultance, congés, visas, etc. et proposer en temps opportun au responsable de l’unité les dispositions nécessaires ;
  • Suivre le cahier des présences, absences, congés du personnel ;
  • Assiste le Gestionnaire du programme RDC dans la gestion au quotidien du bureau d’Interpeace à Goma, fait les réservations, achat des billets et éléments nécessaires pour les voyages du personnel ou des visiteurs ;
  • Assister le personnel du programme dans les calculs des salaires, la gestion de la Paie, les calculs et paiement des impôts et autres cotisations selon la loi et la règlementation à la matière (IPR, INSS, INPP, ONEM, etc). S’assurer que les impôts et taxes et les autres obligations sont déclarées à temps ;
  • Assister les staffs du programme dans le respect des procédures de passassions de marché, la gestion des matériels et immobilisation, la gestion logistique des voyages et de différentes activités ;
  • Assister dans le maintien de la sécurité au bureau, la maintenance et suivi du groupe électrogène, de véhicule, des imprimantes, des ordinateurs, etc. ; tenir les inventaires dans le base de données et encodage et marquage des équipements ;
  • Assure les autres taches nécessaires liées avec son travail.

Competences

  • Qualification de comptabilité selon le règlement de la RDC ;
  • Compréhension et expérience de la comptabilité financière dans le contexte d’une organisation non gouvernementale (ONG) basée en RDC ;
  • Une bonne compréhension de la gestion budgétaire ; contrôles financiers ; vérification de la documentation source ; préparation de bons de paiement ; et des processus d’approvisionnement ;
  • Connaissances solides de la comptabilité et capacité d’exploitation des QuickBooks, et d’autres systèmes de gestion financière (ou capacité démontrée d’apprendre de nouveaux systèmes de comptabilité) ;
  • Fortes aptitudes en communication écrite et orale en anglais, en français et en swahili ;
  • Fortes aptitudes en informatique dans toutes les applications MS Office ;
  • Capacité de travailler sous la pression ;
  • Bonnes capacités organisationnelles ainsi que l’attention au détail ;
  • Capacité à travailler en équipe et coordonner les affectations pour atteindre des objectifs communs.
  • Capacité de s’adapter dans un environnement de travail multiculturel ;
  • Capacité d’effectuer des travaux détaillés, souvent de nature confidentielle et/ou de gérer un volume important de travail de façon systématique, efficace et précise ;
  • Engagement ferme à soutenir les initiatives locales de consolidation de la paix et aux valeurs et principes de travail d’Interpeace.

Comment postuler ? 

Les candidats qualifiés sont invités à soumettre leurs candidatures, y compris une lettre de motivation et un CV complet par courrier électronique à eca@interpeace.org. L’objet de la demande doit être intitulé “Chargé des Finances RDC”.

Interpeace est un employeur qui offre l’égalité des chances. Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés pour les entrevues seront informés. Les demandes fermeront le 5 juillet, 2018 .

Pour plus d’informations sur Interpeace, ses valeurs et ses principes de travail, visitez son site web :  ww.interpeace.org.