Stagiaire en Développement de Projet

Employeur
Région
Échéance

ACTED intervient en République Démocratique du Congo depuis 2003 afin de répondre aux besoins humanitaires dans le pays. Les équipes d’ACTED interviennent dans des situations d’urgence auprès des populations les plus vulnérables et des populations déplacées, ainsi que sur des activités sur le long terme telles que des travaux de réhabilitation, des projets de relance agricole ou encore la mise en place de systèmes d’information géographique. ACTED vise à renforcer la résilience des populations et à soutenir la structuration de la société civile.

Rôle et responsabilités principales

Grant Management

Suivi des contrats

  • Communiquer les obligations contractuelles en particulier les dates butoirs de soumission des rapports, aux équipes Programme, AMEU, et FLATS.
  • Pour tout problème identifié en réunion sur les livrables par rapport au calendrier, au budget, informer le staff concerné dans le pays et demander l’avis du département programmes du siège sur les solutions potentielles qui pourraient convenir aux règles des bailleurs.

Reporting

  • Participer et faire les minutes des réunions de lancement et de clôture pour chaque projet.
  • Rédiger des rapports narratifs de qualité, reflétant les progrès et état des projets de manière transparente, ponctuelle et professionnelle, en lien avec les départements Finances et GM du HQ d’ACTED, ce qui contribuera au final à une rentrée de cash régulière.
  • Travailler en relation étroite avec l’AMEU pour intégrer les données AME (notamment les données sur les contributions, processus, résultats, livrables et indicateurs d’impact, leçons apprises et meilleures pratiques) dans les rapports et les rapports et revues M&E de l’AMEU.
  • Faire le lien avec les équipes FLATS pour la préparation des rapports, particulièrement avec la finance pour s’assurer d’une plus grande cohérence entre les rapports financiers et narratifs en vérifiant la compatibilité des données des deux rapports.
  • Contribuer à la mise à jour mensuelle du Suivi des Rapports (RFU) et assurer une communication fluide et régulière avec le département GM du HQ d’ACTED.
  • Transmettre les requêtes ad-hoc des bailleurs en lien avec le CD et les équipes Programmes et soutien.

Suivi des partenariats

  • S’assurer que les rapports de partenaires sont transmis à ACTED de façon qualitative et dans les délais selon les exigences de l’accord de subvention.

Coordination interne

Coordination interne et Communication

  • Faciliter la communication entre les départements et le partage d’informations depuis la base vers la zone, la capitale et parfois même jusqu’au bureau régional et du siège en prenant les minutes des réunions diverses de coordination d’ACTED.
  • Envoyer les minutes des réunions en temps opportun au HQ.
  • Informer les départements GM et finance du siège des derniers développements, opportunités et challenges pour que le GM puisse donner les meilleurs conseils sur la conduite à tenir.

Archivage

  • Classer de façon appropriée les documents contractuels des projets en version électronique et papier.
  • Mettre à jour régulièrement le centre de ressources du bureau avec les ressources internes et externes, appropriées et pertinentes.

Communication externe

Contribuer à la stratégie de communication externe d’ACTED en alimentant régulièrement le département Communication du HQ avec des actualités informelles sur les projets, des informations flash, photos, articles sur les avancées des projets ou évènements spécifiques, à destination des outils de communication d’ACTED comme, mais pas uniquement, la newsletter d’ACTED, le site internet et le rapport annuel.

Fundraising

Relations externes

  • Mettre à jour régulièrement le répertoire des bailleurs, des ONG locales et internationales, des autres partenaires et parties prenantes.
  • Contribuer quand nécessaire, aux rapports pour les autorités locales et nationales selon les statuts d’enregistrement/légaux d’ACTED dans le pays.
  • En l’absence des coordinateurs techniques, participer aux clusters clefs et/ou aux réunions des groupes de travail.

Contribution au développement des propositions

  • Contribuer quand nécessaire à l’élaboration des documents de fundraising (expressiond’intérêt/concepts notes/proposition) en ligne avec la stratégie pays d’ACTED et les exigences des bailleurs, en collaboration étroite avec les départements Finances et GM du HQ.
  • Faire le lien avec les coordinateurs de zone, les responsables projets et les coordinateurs techniques pour s’assurer que les propositions sont pertinentes et techniquement solides.
  • Intégrer les leçons apprises des précédentes interventions (ex : leçons apprises et meilleures pratiques) dans les nouvelles propositions.

Contrats

  • Contribuer à répondre dans les délais aux commentaires des bailleurs sur les propositions, en lien avec le staff concerné dans le pays et les départements Finances et GM du siège d’ACTED.

Qualifications et compétences requises

  • Diplôme de Relations internationales / sciences politique
  • Expérience de terrain, de préférence dans le domaine humanitaire.
  • Connaissance des bailleurs de fonds
  • Excellents qualités rédactionnelles et compétences en communication
  • Capacité à travailler efficacement sous pression

Conditions

Statut : volontaire

  • Living allowance de 300 USD
  • Logement et nourriture pris en charge par ACTED : logement en Guesthouse
  • Billets d’avion allez-retour et Visa pris en charge par ACTED
  • Mutuelle (MSH) et assistance rapatriement (SOS International) pris en charge par ACTED

Comment postuler ?

Rejoignez notre équipe dès aujourd’hui ! Envoyez votre candidature par email (jobs@acted.org) sous Ref: PDI/RDC